Calculadora del Costo Real de un Empleado

Lo que de verdad le cuesta un empleado a la empresa — cargas patronales, prestaciones anuales prorrateadas, y el factor real de cada país en lugar de una regla de oído.

Tabla de referencia

Salario bruto mensual	Costo mensual real	Cargas patronales	Prestaciones anuales, al mes
1000	MX$1.340,00	MX$290,00 — 29% del salario	MX$50,00 — 5% del salario
2000	MX$2.680,00	MX$580,00 — 29% del salario	MX$100,00 — 5% del salario
2500	MX$3.350,00	MX$725,00 — 29% del salario	MX$125,00 — 5% del salario
5000	MX$6.700,00	MX$1.450,00 — 29% del salario	MX$250,00 — 5% del salario
7500	MX$10.050,00	MX$2.175,00 — 29% del salario	MX$375,00 — 5% del salario
10.000	MX$13.400,00	MX$2.900,00 — 29% del salario	MX$500,00 — 5% del salario
12.500	MX$16.750,00	MX$3.625,00 — 29% del salario	MX$625,00 — 5% del salario
15.000	MX$20.100,00	MX$4.350,00 — 29% del salario	MX$750,00 — 5% del salario
20.000	MX$26.800,00	MX$5.800,00 — 29% del salario	MX$1.000,00 — 5% del salario
25.000	MX$33.500,00	MX$7.250,00 — 29% del salario	MX$1.250,00 — 5% del salario
30.000	MX$40.200,00	MX$8.700,00 — 29% del salario	MX$1.500,00 — 5% del salario
40.000	MX$53.600,00	MX$11.600,00 — 29% del salario	MX$2.000,00 — 5% del salario
50.000	MX$67.000,00	MX$14.500,00 — 29% del salario	MX$2.500,00 — 5% del salario
75.000	MX$100.500,00	MX$21.750,00 — 29% del salario	MX$3.750,00 — 5% del salario
100.000	MX$134.000,00	MX$29.000,00 — 29% del salario	MX$5.000,00 — 5% del salario

🌎 Por cuánto se multiplica el salario, más o menos

Chile≈ 1,14×
Rep. Dominicana≈ 1,30×
España≈ 1,31×
México y Argentina≈ 1,34×
Colombia y Perú≈ 1,43× y 1,44×
Brasil≈ 1,54×

Lo que se le escapa a los presupuestos

Los aportes de la empresa no son los del trabajador. En Brasil el empleado aporta un 9% y la empresa paga más del triple.
Las prestaciones anuales son costo mensual. Un aguinaldo es un 8,33% del salario corriendo todos los meses, no una sorpresa de diciembre.
No existe un factor 1,3 universal. Chile anda por 1,14 y Colombia por 1,43: usar el mismo número para los dos deja mal presupuestada la contratación.
Las tasas varían según la clase de riesgo de la actividad, y en México también según el impuesto sobre nómina del estado. Aquí van las generales.

El otro lado del recibo de nómina

Todas las calculadoras de nómina de internet miran hacia abajo: del bruto al neto, de lo que se prometió a lo que llega. Esta mira hacia arriba, a la pregunta que se hace de verdad quien va a contratar. La respuesta nunca es el salario. Encima de él van los aportes patronales a la seguridad social, que en casi toda América Latina son varias veces lo que aporta el trabajador; las prestaciones anuales —aguinaldo, prima de servicios, cesantías, vacaciones— que se devengan mes a mes aunque se paguen una o dos veces al año; y en algunos países una provisión contra la indemnización futura. Todo junto convierte un salario acordado en un número bastante mayor, y el tamaño de esa diferencia depende mucho más del país que del salario.

Por qué falla la regla de oído

Pregunta por ahí y alguien te dirá que multipliques el salario por 1,3. Ese número sale de algún sitio real, pero no viaja. La carga patronal chilena es ligera —un aporte al seguro de invalidez, el seguro de cesantía, la mutual— y aterriza cerca de 1,14. Colombia apila salud, pensión, riesgos laborales y tres parafiscales distintos, y encima un bloque de prestaciones anuales que entre todas suman otra quinta parte del salario, llegando cerca de 1,43. Solo el INSS patronal de Brasil es un 20%, antes del RAT, del Sistema S, del depósito al FGTS y del decimotercer salario. Presupuestar una contratación colombiana con el factor chileno la deja corta alrededor de un treinta por ciento del salario: todos los meses, todo el año.

De qué se compone el costo

Seguridad social patronal: pensión, salud, riesgos laborales. Siempre aparte de la del trabajador y casi siempre mayor.
Impuestos sobre nómina y parafiscales, que financian institutos de formación y cajas de compensación y existen en Colombia y México, no en todos.
Prestaciones anuales que se devengan mes a mes: aguinaldo, prima de servicios, cesantías y vacaciones.
Provisiones de indemnización, que en Brasil toman la forma del depósito al FGTS y de su futura multa rescisoria.
Todo lo que está fuera de la nómina: equipo, licencias de software, un escritorio, seguro médico privado, capacitación. Poco por línea y mucho en total.
El costo de la vacante en sí —reclutamiento, incorporación, los meses hasta que la persona rinde— que ninguna fórmula recoge.

Cómo revientan los presupuestos de contratación

Usar la tasa del trabajador como si fuera la de la empresa. En varios países subestima el costo en más de la mitad.
Tratar el aguinaldo como gasto de diciembre en vez de devengo mensual. El presupuesto revienta dos veces al año.
Aplicar un mismo factor a toda la región. Entre Chile y Colombia hay unos treinta puntos de salario de diferencia.
Olvidar el impuesto sobre nómina que los estados mexicanos cobran encima de las cuotas federales.
Ignorar la clase de riesgo, que sube bastante el aporte de riesgos laborales en industria y construcción.
Dejar fuera del todo los costos que no son nómina. Solo equipo y licencias pueden añadir una décima parte al número real.

Ejemplos resueltos

La misma idea, dos países muy distintos

México, $20,000 al mes

Cargas patronales 29% = 5,800
Prestaciones anuales devengadas al mes 5% = 1,000
20,000 + 5,800 + 1,000

$26,800 al mes — factor de 1,34×

Colombia, $3.000.000 al mes

Aportes y parafiscales 21,53% = 645.900
Prima, cesantías, intereses y vacaciones 21,83% = 654.900
3.000.000 + 645.900 + 654.900

$4.300.800 al mes — factor de 1,43×

Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta de verdad un empleado?

El salario más los aportes patronales a la seguridad social más el devengo mensual de las prestaciones anuales. Según el país eso queda entre 1,14 y 1,55 veces el salario, antes de cualquier equipo o costo fuera de nómina.

¿Por qué el factor cambia tanto entre países?

Porque los componentes son distintos. Chile tiene una carga patronal ligera y sin prestación anual obligatoria; Colombia le suma parafiscales a los aportes y encima prima, cesantías e intereses; Brasil cobra un 20% de INSS patronal antes de todo lo demás.

¿Son los mismos aportes que le descuentan al trabajador?

No, y confundirlos es el error más caro de todos. Lo del trabajador sale de su salario; lo de la empresa va por encima. En Brasil el patrón paga más del triple que el empleado.

¿Por qué contar el aguinaldo todos los meses?

Porque se devenga todos los meses aunque se pague una vez. Un decimotercer salario es un 8,33% de la nómina anual, y la empresa que solo lo registra en diciembre lleva once meses con un presupuesto equivocado y luego revienta.

¿Estas tasas valen para cualquier empresa?

No. El aporte de riesgos laborales sube con la clase de riesgo de la actividad, el impuesto sobre nómina mexicano cambia según el estado, y los convenios pueden añadir más. Aquí van las generales, con el año del que salen junto al resultado.

¿Incluye equipo y software?

Solo si lo escribes en el campo de otros costos. Va aparte a propósito, porque varía muchísimo según el puesto y es la parte que más se olvida al comparar una oferta contra un presupuesto.